Contoh Surat Pelepasan Hak Kendaraan dan Cara Mengurusnya

25 November 2025

Admin

Surat pelepasan hak kendaraan dibutuhkan saat melakukan proses jual beli kendaraan dengan pihak tertentu. Itulah mengapa surat ini tidak lagi asing di kalangan masyarakat yang telah melakukannya. Namun, ada yang masih bingung dengan contoh dan cara mengurusnya.

Bila Anda merasakan hal yang sama, ulasan di bawah ini bisa disimak. Ulasan tersebut juga memuat pengertian dan fungsi yang penting untuk diketahui sebelum membuatnya.

Pengertian dan Fungsi Surat Pelepasan Hak Kendaraan

Surat ini merupakan dokumen tertulis yang diberikan kepada suatu perusahaan yang menjual mobil atau sepeda motor bekas. Dengan dokumen tersebut, perusahaan secara resmi melepas hak dan tanggung jawabnya akan suatu kendaraan kepada sang pembeli.

Sejumlah fungsi dapat dirasakan dengan adanya surat ini, seperti:

1. Bukti Resmi Proses Jual Beli

Proses jual beli memang bisa dilakukan secara lisan. Namun, hal ini tidak memiliki kekuatan hukum sehingga bisa menjadi masalah di kemudian hari. Bahkan, gugatan ke pengadilan pun bisa dilayangkan.

Oleh sebab itu, surat pelepasan ini dibutuhkan. Dengan dokumen ini, proses jual beli dinyatakan sah dan resmi di mata hukum. Selain itu, surat ini juga bisa menjadi dokumentasi untuk disimpan jika dibutuhkan di masa depan.

2. Memudahkan Administrasi Saat Balik Nama

Setelah proses jual beli dilakukan, biasanya pembeli akan melakukan balik nama terhadap semua dokumen yang berkaitan oleh suatu kendaraan. Proses ini akan memerlukan berbagai syarat sebagai bukti resmi bahwa pembeli sudah membelinya.

Salah satu syarat tersebut adalah surat ini. Jika tidak ada dokumen tersebut, maka proses administrasi menjadi lebih sulit untuk dilakukan bahkan menimbulkan masalah.

3. Memudahkan Administrasi Pajak

Setiap kendaraan dikenakan pajak sesuai dengan peraturan yang berlaku di Indonesia. Hal ini akan melibatkan nama pemilik baru. Dengan demikian, pajak bisa dibebankan kepadanya.

Tentu pembeli perlu melakukan penggantian nama pada dokumen pajak agar prosesnya berjalan lancar. Penggantian nama tersebut memerlukan surat ini agar proses administrasi berjalan dengan lancar.

4. Menghindari Perselisihan Kepemilikan

Salah satu masalah yang sering dihadapi adalah kepemilikan setelah proses jual beli dilakukan. Bahkan, masalah ini bisa berujung ke pengadilan meskipun kendaraan sudah dibeli dari perusahaan.

Itulah mengapa surat ini diperlukan. Surat tersebut memiliki kekuatan hukum sehingga perselisihan bisa dihindari atau dihadapi dengan baik oleh pembeli.

5. Memenuhi Syarat bagi Kendaraan Perusahaan

Umumnya, kendaraan yang dibeli dari perusahaan digunakan dalam perjalanan dinas atau operasional. Hal ini berbeda dengan mobil atau sepeda motor yang dimiliki oleh perorangan.

Dalam proses jual belinya, surat ini wajib dilampirkan. Dengan demikian, syarat administrasi dalam proses jual beli kendaraan perusahaan bisa dipenuhi.

Contoh Surat Pelepasan Hak Kendaraan

Tidak ada format baku dalam pembuatan surat ini. Bagaimanapun juga, Anda bisa menyimak contoh di bawah ini sebagai referensi dalam pembuatan atau saat menerimanya yang bisa diubah sesuai kebutuhan:

(Kop surat perusahaan resmi)

Pelepasan Hak Kepemilikan Kendaraan

Pihak yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Sutiono

Jabatan: Direktur PT. A Bagus

Alamat: Jalan Melati No. 1, Kota Samarinda

No. KTP: 12345678901

Mewakili PT. A Bagus telah melepaskan hak kepemilikan kendaraan dengan data di bawah ini:

Nomor polisi: KT 1234 XX

Merk: Suzuki APV Arena

Tahun: 2015

Warna: Abu-abu

Nomor rangka: 1234556789

Nomor mesin: 123456789

Kepada pihak di bawah ini:

Nama: Ahmad Pratama

Alamat: Jalan Mawar No. 2, Kota Samarinda

Demikian surat pelepasan hak kepemilikan kendaraan dibuat agar bisa digunakan sebagaimana mestinya

Kota Samarinda

Harum Bakti

(tanda tangan, materai, dan stempel)

Direktur PT. Harum Bakti

Langkah-Langkah untuk Mengurus Surat Pelepasan Hak Kendaraan

Bila ingin mengurus surat ini, ada sejumlah langkah resmi yang harus Anda lakukan. Inilah langkah-langkah tersebut:

1. Surat Pelepasan

Langkah pertama adalah menyiapkan surat tersebut terlebih dahulu. Dokumen ini harus ditulis secara resmi lengkap dengan kop surat, materai, dan stempel perusahaan. Selain itu, tanda tangan pimpinan juga dibutuhkan.

Perhatikan juga semua informasi atau data yang diperlukan. Misalnya adalah nama pihak yang mewakili perusahaan untuk melepaskannya hingga pembeli. Informasi tentang kendaraan yang dilepaskan juga harus ditulis secara detail.

2. STNK dan BPKB

Selanjutnya, STNK dan BPKB perlu disiapkan. Keduanya adalah dokumen resmi dari kendaraan yang harus diserahkan dari pihak perusahaan ke pembeli untuk memudahkan pengurusan administrasi.

Dokumen ini harus berbentuk asli dan fotokopi beberapa lembar. Biasanya, tiga lembar fotokopi sudah cukup untuk dilampirkan dalam proses jual beli.

3. Kuitansi Pembelian

Proses jual beli kendaraan hendaknya menggunakan kuitansi. Dengannya, proses menjadi lebih resmi sehingga dapat dipertanggungjawabkan secara maksimal di mata hukum suatu hari nanti.

Dalam dokumen ini, sejumlah informasi dibutuhkan. Contohnya adalah harga kendaraan, merek resminya, hingga pihak yang melepaskan kendaraan. Selain itu, tanda tangan bermaterai juga dibutuhkan.

4. KTP Pembeli

KTP pembeli juga dibutuhkan dalam mengurus surat ini. Selain membuat langkah pengurusan menjadi resmi, KTP juga dapat membantu perusahaan dalam mengisi data yang diperlukan di surat pelepasan.

Pembeli tak perlu menyerahkan dokumen asli dalam proses ini. Jadi, dia bisa memberikan fotokopinya saja.

Langkah-Langkah Balik Nama di Samsat

Setelah surat pelepasan didapatkan dan semua langkah di atas telah dipenuhi, proses balik nama bisa dilakukan. Inilah caranya yang patut diperhatikan:

1. Mengunjungi Kantor Samsat

Pembeli bisa mengunjungi kantor Samsat sesuai domisili kendaraan untuk balik nama. Semua dokumen di atas harus dibawa ke kantor tersebut untuk memudahkan proses administrasinya.

2. Melakukan Cek Fisik

Cek fisik kendaraan harus dilakukan di Samsat sesuai domisili kendaraan. Proses ini diperlukan untuk memastikan apakah nomor rangka dan mesin kendaraan terkait sesuai dengan informasi pada dokumen yang telah dibawa.

Selain itu, kondisi fisik juga akan dicek oleh petugas. Misalnya adalah ban, lampu, klakson, dan spion. Dengan demikian, petugas bisa memastikan bahwa mobil atau sepeda motor terkait masih layak jalan.

3. Daftar di Loket

Setelah melakukan cek fisik, pembeli bisa mendaftar di loket balik nama. Isi formulir sesuai arahan petugas untuk diserahkan kepadanya.

4. Menerima Dokumen Baru

Jika petugas telah selesai melakukan proses administrasi, pembeli perlu membayar sejumlah biaya sesuai peraturan perundang-undangan. Hal ini bisa dipastikan kepada petugas. Setelah itu, STNK, BPKB, dan tanda pembayaran telah lunas akan didapatkan.

5. Jika Domisili Berbeda

Jika pembeli berdomisili di kota yang sama, maka proses balik nama bisa langsung dilakukan di Samsat tersebut. Namun bila tidak, maka dia harus melakukan pencabutan berkas di sana. Lalu, proses selanjutnya dapat dilakukan di Samsat sesuai domisili.

Surat pelepasan hak kendaraan adalah salah satu dokumen penting yang dibutuhkan dalam proses jual beli. Namun, surat ini hanya berlaku jika kendaraan tersebut dibeli dari suatu perusahaan. Bila membutuhkan informasi lain terkait mobil, Anda bisa klik di sini.

Sumber Gambar:

Romain Dancre - https://unsplash.com/photos/person-in-orange-long-sleeve-shirt-writing-on-white-paper-doplSDELX7E